Transitionsprozess

„Transition“-Prozess – Gültigkeit der Zertifikate

• Alle derzeit nach ISO/TS 16949:2009 zertifizierten Organisationen müssen bis zum 14.09.2018 den „Transition“-Auditprozess erfolgreich abgeschlossen haben. Alle Zertifikate zur ISO/TS 16949:2009 verlieren am genannten Tag ihre Gültigkeit.
• Der „Transitions“-Prozess beinhaltet folgende Schritte:
  1. „Transition“-Audit (Übergangsaudit)
  2. Nonconformity-Management (sofern relevant)
  3. Zertifikatsentscheidung
  4. Zertifikatsausstellung

„Transition“-Prozess (Zeitvorgaben)

Zeitvorgaben:

• Nach dem 1. Oktober 2017 dürfen keine Audits (Erstzertifizierungen, Überwachungs-Rezertifizierungs- oder Transferaudits) nach der ISO/TS 16949:2009 mehr durchgeführt werden.
• Ursprünglich hatte die IATF die Möglichkeit offen gelassen, ein Transition-Audit außerhalb des regulären Überwachungs- und Rezertifizierungsaudits durchzuführen (Option 2 der IATF Präsentation zur Transition, April 2016) Diese Option steht nicht mehr zur Verfügung
• Das Transition-Audit muss im Rahmen des laufenden Auditzyklus (also zum Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit) gemäß den Zeitvorgaben (IATF Rules 5.1.1.) stattfinden.
• In dem „Transition Strategy“ Dokument weist die IATF ausdrücklich darauf hin, dass ein Transfer zu einem neuen Zertifizierer nicht zeitgleich mit dem Transition Audit erlaubt ist.
• Bei Transition Audits, die erst kurz vor dem 14. September 2018 durchgeführt werden, muss damit gerechnet werden, dass bis zu 120 Tage kein gültiges Zertifikat vorliegen wird. Das neue IATF 16949-Zertifikat wird gemäß den Vorgaben erst nach Schließung aller Abweichungen erstellt

Anforderungen an das „Transition“-Audit

• Die IATF hat bekannt gegeben, dass die Anzahl der Tage für das Transition Audit dem Aufwand eines Rezertifizierungsaudits gemäß den IATF Rules, Tabelle 5.2 entsprechen muss. Die ursprüngliche Kommunikation der IATF vom April 2016 hatte einen Zusatzaufwand von 0,5 bis 1,0 Tag für das Transition Audit vergeben.

Diese Anforderung wurde durch folgende Regelung ersetzt:

• Eine Dokumentenprüfung off-site muss vor dem Transition Audit durchgeführt werden. Diese Dokumentenprüfung muss mindestens die QMS Dokumentationen (z.B. Handbuch und Prozesse) einschließen sowie Nachweisen zur Erhaltung der IATF 16949 Anforderungen enthalten.
• Sollte der Kunde die für eine off-site Dokumentenprüfung erforderlichen Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, muss der Auditplan für das Transition Audit mindestens einen Mehrwaufwand von 0,5 Tag on-site zur Prüfung der fehlenden Unterlagen enthalten.
• Diese zusätzliche, mindestens 0,5 Tage müssen vor dem Vorgespräch zum Transition Audit durchgeführt werden, das nach den IATF Vorgaben erforderlich ist.

„Transition“-Audit Anforderungen für Unterstützungsfunktionen

• Das „Transition Strategy“ Dokument weist daraufhin, dass alle Unterstützungsfunktionen (on-site oder Remote) im Transition Prozess Satz von in Wechselbeziehung stehenden Tätigkeiten, der Eingaben in Ergebnisse umwandelt (Quelle: ISO 9000) gemäß dem laufenden ISO/TS 16949:2009-Zyklus beinhaltet sein müssen.
• Das Vorgabedokument empfiehlt, dass das Transition Audit für Unterstützungsfunktionen vor dem eigentlichen Transition Audit des produzierenden Standortes durchgeführt werden soll
• Das „Transition Strategy“ Dokument verweist auf „Ausnahmefälle“ für Unterstützungsfunktionen. In solchen Fällen, in denen die Unterstützungsfunktion nicht in der Lage ist, die Transition zur IATF 16949 vor dem Audit des relevanten Produktionsstandortes durchzuführen, muss der Kunde eine GAP-Analyse gemäß den Anforderungen der IATF 16949 durchführen. Diese GAP-Analyse und zugehörige detaillierte Maßnahmenpläne müssen im Transition Audit des relevanten Produktionsstandorts verfügbar sein.
• Steht die GAP-Analyse und der zugehörige Maßnahmenplan im Transition Audit des Produktionsstandortes nicht zur Verfügung, muss das Audit als „failed“ bewertet werden; entsprechend muss an diesem Standort ein vollumfängliches Erstzertifizierungsaudit durchgeführt werden.

Dauer des „Transition“-Audits – Warum der zusätzliche Zeitaufwand?

• Der Zusatzaufwand gibt der Zertifizierungsgesellschaft Zeit um die Änderungen am QM-System zu überprüfen, die die Organisation umgesetzt hat, um sowohl die Anforderungen der ISO 9001:2015 als auch der revidierten IOS/TS 16949 zu erfüllen
• Die zusätzliche Zeit (und die damit verbundenen Aufgaben) müssen zu Beginn des „Transition“-Audits aufgewendet werden
• Mit erfolgreichem Abschluss des „Transition“-Prozesses muss der Organisation ein neues Zertifikat mit einer Gültigkeitsdauer von 3 Jahren minus 1 Tag ausgestellt werden. Hiermit muss dann ein neuer Zertifikats- und Auditzyklus beginnen